Придать документу юридическую силу эта. Как придать юридическую силу внутренней переписке. Придание электронному документу юридической силы

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту.
Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа не нужно использовать все описанные в ГОСТе реквизиты. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут «Наименование вида документа». В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка. Можно внести дополнительные реквизиты в унифицированные формы документов. Например, в бланк приказов о приеме и увольнении работников добавить реквизит «подпись начальника отдела кадров», «подпись непосредственного руководителя». Однако удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Состав реквизитов , характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Основными документами, устанавливающими состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003, Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477

Эти документы устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов – постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 (ОКУД):
Код формы документ а проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации).
Код организации (ОКПО) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.
ОГРН - основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
ИНН/КПП - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты).
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Например, «Правила внутреннего трудового распорядка», «должностная инструкция».
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Допускается два способа оформления даты документа : цифровой или словесно-цифровой.
При цифровом способе дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 февраля 2011 года следует оформлять в виде следующей записи: 05.02.2011.
Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например, 2011.02.05.
Этот способ оформления дат находит широкое применение в архивах – даты на стеллажах, папках и иных документах пишут в «обратной» последовательности.
При словесно-цифровом способе дату следует оформлять: 05 февраля 2011 г.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.
Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Регистрационный номер документа присваивается на основе записи, внесенной в соответствующую регистрационную форму.

Выделяют следующие виды регистрационных форм:

Регистрационно-контрольные карточки (РКК);

Регистрационные журналы (книги);

Экранные формы (при использовании компьютерных технологий).

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
Но большинство форм разрабатываются по своему усмотрению работодателем. Формы документов можно посмотреть в вышеназванных документах.

Незарегистрированный документ юридической силы не имеет!!!
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит обязателен для писем.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднительно его определить по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, использовать можно только общепринятые сокращения.
Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Например:
Генеральному директору
ОАО «Парус»
В.А. Лаптеву
или

ООО «Маяк»
Бухгалтерия
Главному экономисту
В.М. Кочетовой

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, также допускается центрировать каждую строку реквизита «Адрес» по отношению к самой длинной строке.

Например:

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и имя, отчество получателя, затем почтовый адрес,

Например:

Абрамову Олегу Павловичу
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г.Липки, Тульская обл., 301264
При адресовании документа одновременно организации и физическому лицу («в копии») адрес следует оформить по примеру:
УВД Московского района
г. Санкт – Петербурга
Начальнику управления
С.М.Титову
Свиридову Петру Алексеевичу
ул. Портовая, д.82, кв.17
г.Ломоносов
Ленинградская обл., 196754
Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Утверждение документа – это особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан.
Документ может утверждаться двумя способами:
должностным лицом (должностными лицами);
специально издаваемым документом.
Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без ковычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АОЗТ «Алые паруса»
Личная подпись И.С.Сергеев
12.01.2011
Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АОЗТ «Ломоносовский фарфоровый завод»
Личная подпись И.С.Сергеев
12.01.2011
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например

УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания
акционеров от 15.09.2010 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя
правления банка
от 01.02.2011 № 12
Гриф утверждения присутствует не на каждом документе.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению.
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы, передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т. д.).
Договоры (о производстве работ, материально техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности т.д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.)
Инструкции (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.)
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.)
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.)
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т. д.)
Планы(производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т. д.)
Положения (об организации; структурном подразделении; премировании, повышении квалификации и т.д.)
Программы (проведения работ и мероприятий; обучения и т. д.)
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т. д.)
Стандарты государственные, отраслевые, технические условия.
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Уставы организации.
Формы унифицированных документов.
Штатные расписания и изменения к ним.
Резолюция.
Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Например:

Зайцевой А. В.
Никитину П. С.
Прошу подготовить проект
Договора с фирмой «Гермес»
к 21.01.2011
Личная подпись
Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком), чего (кого)?
Например : приказ о создании аттестационной комиссии; должностная инструкция ведущего конструктора.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице , графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст , как правило, состоит из двух частей.
В первой части указывают причины, основания, цели составления документа,
во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать лишь заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:
наименование документа;
наименование организации - автора документа;
дату документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).
Отметку о наличии приложения , названного в тексте документа, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,

Например:

Приложения.
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Отметка размещается с абзаца от левого поля документа через три интервала.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Каждому кадровику в процессе работы приходится оформлять много однотипных документов, и эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно. Безусловно, законодательством определены основной порядок заполнения унифицированных форм, трудовых книжек, содержание трудового договора. Но чтобы организовать работу с документами именно в вашей компании, желательно разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству и график документооборота.

Система ГАС "Выборы" представляет собой довольно сложную систему и для обеспечения ее эффективности использования, устойчивости и надежности введен целый ряд формальностей организационного и технологического характера. Избирательный процесс и процесс проведения референдумов обусловлен использованием множества документов на бумажном и электронном носителях. Такие документы должны иметь одинаковую юридическую силу. Если к документам на бумажном носителе предъявляются традиционные требования, то к электронным документам предъявляются специальные требования. Неслучайно в Законе "О ГАС “Выборы”" оговариваются условия придания юридической силы документам, подготовленным с использованием ГАС "Выборы", поскольку итоги проведения избирательного процесса и процесса проведения референдумов имеет важное политическое значение.

Перечислим условия обеспечения подлинности документов, подготовленных с использованием ГАС "Выборы":

• 1. Документ на бумажном носителе, подготовленный с использованием ГАС "Выборы" в соответствии с федеральными законами, приобретает юридическую силу после его подписания соответствующими должностными лицами.
• 2. Электронный документ, подготовленный с использованием ГАС "Выборы", приобретает юридическую силу после его подписания электронными подписями
• 3. Протокол, сводная таблица об итогах голосования, иные сводные документы, подготовленные в электронном виде с использованием ГАС "Выборы", приобретают юридическую силу в порядке после обязательной проверки в установленном порядке с помощью открытых ключей электронных подписей подлинности всех исходных электронных документов, на основе которых готовится сводный электронный документ.
• 4. В процессе ввода в систему ГАС "Выборы" данных формируется электронный документ, который подписывается электронными подписями соответствующих должностных лиц.
• 5. Соответствие данных электронного документа данным документа на бумажном носителе подтверждается компьютерной распечаткой, которая подписывается соответствующими должностными лицами и приобщается к отчетной документации. Факт ввода данных в ГАС "Выборы" и формирование электронного документа, подписанного электронными подписями, фиксируются в специальном журнале.
• 6. Передача электронных документов в вышестоящую избирательную комиссию, комиссию референдума с использованием ГАС "Выборы" осуществляется исключительно после проверки достоверности и подлинности электронных подписей, проставленных на каждом передаваемом документе, с помощью открытых ключей электронных подписей.
• 7. Результаты проверки подтверждаются компьютерной распечаткой протокола проверки. Данная распечатка подписывается должностными лицами в установленном порядке и приобщается к отчетной документации. Факт передачи данных в вышестоящую избирательную комиссию, комиссию референдума фиксируется в специальном журнале нижестоящей избирательной комиссии, комиссии референдума.
• 8. Подлинность электронных подписей, проставленных на каждом электронном документе, полученном вышестоящей избирательной комиссией, комиссией референдума от нижестоящей избирательной комиссии, комиссии референдума, проверяется с помощью ключей электронных подписей. Факт проверки достоверности полученных электронных документов подтверждается компьютерной распечаткой протокола проверки. Данная распечатка подписывается соответствующими должностными лицами в установленном порядке и приобщается к отчетной документации. Факт такой проверки фиксируется также в специальном журнале.

Расхождения между предварительными и окончательными результатами выборов могут исчисляться тысячными долями процента и объясняются не какими-то недостатками электронной или "бумажной" методики, а запаздыванием передачи данных из некоторых особо удаленных точек страны. Эти расхождения никак не отражаются на реальном исходе выборов.

При проведении выборов и референдумов в качестве конечного периферийного оборудования системы в избирательных участках могут использоваться комплексы обработки избирательных бюллетеней, интегрируемые в сеть ГЛС "Выборы". В опытном порядке они уже применялись на выборах в ряде регионов страны. В ходе этих мероприятий были проверены различные инженерно-технические решения задачи автоматического подсчета голосов и передачи информации, а также дают возможность в автоматическом режиме подводить итоги различных типов голосования всего за 20-25 минут после момента окончания голосования.

Наряду с экономией времени система позволяет синхронно с голосованием проводить проверку подлинности бюллетеней, технически гарантировать защиту результатов голосования от фальсификации, обеспечивать наглядную демонстрацию процесса проведения выборов по всем регионам страны в динамике реального времени. В день выборов промежуточные итоги голосования по графику поступают в ЦИК России в виде статистической, схематической, текстовой, звуковой и визуальной информации и после обработки оперативно передаются средствам массовой информации.

Для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
требования к оформлению кадровой документации, придание документам юридической силы
- Продолжение 1 варианты оформления
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Чем определены требования к ведению кадрового делопроизводства

Из статьи 11 Федерального закона № 149-ФЗ:

1. -Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.
2. -В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Правила оформления документов

Электронное документирование

Придание документам юридической силы

ООО «Маяк»
Бухгалтерия
Главному экономисту
В.М. Кочетовой

ПРОДОЛЖЕНИЕ 1 на СТР

Что можно посоветовать в том случае, если вы хотите доказать, что ваш адресат точно получал ваши послания и отвечал вам, а уже возникли подозрения в его отказе от подтверждения этой информации в дальнейшем? Можно порекомендовать в бумажном варианте письма сослаться на ранее отосланные электронные и полученные в качестве ответа, причем сослаться между прочим, не в качестве основной темы письма. Не забывайте, что не только вам может понадобиться привести электронную почту в качестве доказательства, не стоит легкомысленно относиться к переписке и со своей стороны, в том числе с кандидатами на должность, а не только с работниками. Автор настоящей статьи столкнулся на практике со следующим примером. Сотрудник кадровой службы отказал претенденту на должность, юристу М., по такому дискриминационному параметру, как пол. Руководитель хотел работать с юристом-мужчиной, а резюме прислала женщина.

Придание юридической силы документам на электронных носителях

Для простых решений обычно никакие специализированные системы не нужны, достаточно любой программы сканирования или распознавания. При больших объемах необходимо изучить необходимость использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов, например Accent Capture компании Kofax или InputAccel компании ActionPoint . Эти системы позволяют осуществлять массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений.
Встроенные в них алгоритмы позволяют получать изображения высокого качества с максимальной скоростью. Они ориентированы на использование промышленных потоковых сканеров. Цены таких систем находятся в диапазоне от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов.

Придание электронному документу юридической силы

Поэтому многие специалисты и считают, что необходимо отдельно определить порядок предоставления и оценки электронных средств доказывания. В проекте закона об электронной торговле предлагается считать, что все экземпляры электронных документов, подписанные установленным законодательством способом, являются подлинниками. У электронного документа не может быть электронной копии.

Особенности хранения, защиты и придания юридической силы электронным документам

Все экземпляры электронного документа, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями Федеральных законов. 2. Электронный документ, подписанный электронным аналогом (электронной цифровой подписью), обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом, и может представляться в качестве судебных доказательств. 3. Копия электронного документа на бумажном носителе имеет юридическое значение, если она подписана электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), а также в случае, если она удостоверена лицом, имеющим право удостоверения в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Юридическая сила электронного документа и его обязательные атрибуты

Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этот Стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливает порядок внесения в них изменений. Электронный документ должен содержать: — регистрационный номер; — регистрационную дату; — подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ; — содержание документа; — наименование организации — создателя документа; — местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес.
Возможно использование дополнительных реквизитов, главное, чтобы обязательные можно было однозначно идентифицировать.

33.. придание юридической силы документам на машинном носителе

Так как если хранить приказы по кадровому составу в электронном виде, а отдельно расписку работника об ознакомлении в бумажном варианте, то при возникновении конфликта работник может сказать, что был ознакомлен вовсе не с тем документом, который надлежащим образом сохранен в организации. И доказать противное будет невозможно. Можно сделать однозначный вывод, что на данном этапе полный переход на кадровый электронный документооборот невозможен. Электронная почта как доказательство Использование электронной почты в качестве доказательства вызывает огромные сложности прежде всего с установлением личности того, кто послал со своего почтового ящика электронное письмо с той или иной информацией.
Мало того, если содержание электронной почты разглашается без согласия автора сообщения, то письмо можно исключить из числа доказательств, т.к. оно получено с нарушением закона.

Юридическая сила электронного документа

Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса.

Согласно Федеральному закону « Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года ст.4-12 // Собрание законодательства РФ. 2002. № 2. ст.127., электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении определенных условий.

Понятие электронного документа, его юридическая сила

Внимание

В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила электронного документа? Содержание

• 1 От бумажного к электронному документообороту
  • 1.1 Реквизиты, определяющие юридическую силу
• 2 Защита корреспонденции
• 3 Частные случаи
• 4 Практические рекомендации
• 5 Что дальше?

От бумажного к электронному документообороту В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи.

Повышение уникальности

Высылаю в адрес суда по почте вместе с исковым заявлением копии присланных по почте с места работы форм 2-НДФЛ и копии приказов о принятии/увольнении. Во время работы я неоднократно получал распоряжения и сканированные копии документов по электронной почте. Как можно эту информацию с электронной почты представить как доказательства в суде? Нотариус отказывается заверить мне распечатанную переписку. Что можно посоветовать в такой ситуации? Разумеется, нотариус откажется заверять неизвестно откуда взятую бумагу. Ему надо принести компьютер, с которого велась электронная переписка, чтобы он мог удостоверить факт ее наличия, а затем составить протокол с подробным описанием своих действий: включение компьютера, запуск почтовой программы, найденные электронные письма. Только тогда электронные письма распечатываются и подшиваются к протоколу.

Электронные документы как доказательства

Подлинность и аутентичность Проще всего обеспечить подлинность электронного документа с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). При оценке доказательственной силы электронного документа судом учитывается прежде всего надежность способов формирования, хранения, передачи и идентификации автора. Для этого, помимо ЭЦП, важна доверенная система обработки электронных документов (доверенное хранилище).
Какие документы необходимо сразу оформлять на бумажных носителях Независимо от того, установлена ли на предприятии система электронного документооборота, все кадровые документы, по которым трудовое законодательство, трудовой договор, коллективный трудовой договор требуют согласия работника, надо хранить на бумажном носителе, с подписями уполномоченных лиц и работника.