Организация обеспечения сохранности тмц в магазине. Экономическая безопасность Обеспечение сохранности материальных ценностей складе

Цели внутреннего контроля хранения МПЗ заключаются в следующем:

*минимизация потери запасов в результате краж, злоупотреблений,

порчи, непроизводительного расходования;

*обеспечение эффективного взаимодействия с отделами сбыта, снабжения и производственными отделами.

Преимущественные направления внутреннего контроля хранения МПЗ заключаются в следующем:

• *должны приниматься меры, снижающие вероятность потерь, хищений и неэффективного использования запасов;
• * должны быть гарантии, что запасы не могут использоваться или не могут быть перемещены без должного отражения в учете;
• *должно быть обеспечено правильное формирование себестоимости запасов;
• *в бухгалтерской отчетности имеющиеся запасы должны быть отражены в правильной оценке;
• *должно быть достигнуто соответствие учетных остатков, показанных в регистрах аналитического учета, результатам инвентаризации.

Основные направления внутреннего контроля снабжения заключаются в следующем:

• · Должны приниматься меры, предупреждающие возникновение кредиторской задолженности в отношении товаров, покупка которых не была санкционирована;
• · Кредиторская задолженность не должна отражаться до момента получения товаров и предоставления услуг;
• · Санкционированная (и только санкционированная) кредиторская задолженность должна соответствующим образом анализироваться и отражаться;
• · Необходимо производить разделение обязанностей между лицами, выполняющими следующие функции; заказ товарно-материальных ценностей, их закупка, получение и приемка и окончательная оплата; главная цель такого разделения обязанностей - предупреждение злоупотреблений в результате сговора.

Сфера запасов обширна и зачастую сложна. Поэтому приведенное здесь описание наиболее часто встречающихся аспектов внутреннего контроля подразделено на ряд элементов:

• *внутренний контроль МПЗ;
• *заказ МПЗ;
• *получение МПЗ;
• *регистрация МПЗ;
• *хранение запасов;
• *отпуск МПЗ в производство.
• 1. Внутренний контроль МПЗ
• 1. Операции с запасами и незавершенным производством представляют особую важность для большинства предприятий.

По традиции служба внутреннего контроля заинтересована в предотвращении любых потерь запасов. Однако в последнее время внимание все в большей степени обращается на увеличение выгодности основного и вспомогательного производств.

Роль внутреннего контроля при анализе складских операций наиболее важна для оценки эффективности системы повторных заказов, обеспечения сохранности запасов и незавершенной продукции, обеспечения эффективности анализа отклонений, являющегося основным видом контроля за себестоимостью продукции.

2. Большинство предприятий и организаций нашей страны, в том числе и исследуемое применяют оперативно-бухгалтерский метод учета материалов с использованием современной вычислительной техники.

Этот метод характеризуется:

• *оперативностью и бухгалтерской достоверностью количественного учета на складах, который ведется материально ответственными лицами в складских карточках или других регистрах;
• *осуществлением систематического контроля работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских организаций по движению материалов, а также ведения складского учета;
• *предоставлением бухгалтерам права проверять соответствие фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;
• *осуществлением бухгалтерского учета материальных ценностей в денежном выражении по учетным ценам (плановой себестоимости, планово-расчетным ценам, оптовым ценам) в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест хранения -- складов и кладовых (материально ответственных лиц) и групп материалов, а при обработке документов на ЭВМ -- также в разрезе номенклатурных номеров;
• *систематическим подтверждением органической связи между оперативным складским и бухгалтерским учетом, сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

При этом основными задачами учета МПЗ, решить которые позволяет оперативно-бухгалтерский метод, являются:

• *правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;
• *контроль за сохранностью материалов в местах хранения и на всех этапах их движения;
• *контроль за соблюдением установленных норм запасов;
• *систематический контроль за использованием материалов в производстве на базе технически обоснованных норм их расходования;
• *своевременное выявление ненужных и излишних материалов для их реализации в соответствии с существующим порядком и мероприятиями, разрабатываемыми на предприятиях и стройках.
• 3. Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью МПЗ являются:
  • * наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для материалов открытого хранения), проведение надлежащей специализации складов;
  • *размещение материалов по секциям складов, а внутри них -- по отдельным группам и типо-, сорто- размерам материалов (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида материала следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся здесь материале;
  • *оснащение мест хранения материалов необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой, обеспечивая их периодическое освидетельствование и клеймение;
  • *внедрение централизованной доставки материалов с базисных складов в производственные помещения (цехи) по согласованным графикам;
  • *сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;
  • *организация, там где это необходимо и целесообразно, участков раскроя материалов;
  • *установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером предприятия;
  • *определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.
• 4. Для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов также необходимо:
  • *применять номенклатуры-ценники на материалы (п. 4 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). В целях улучшения учета целесообразно определить надлежащее количество учетных групп материалов, избегая при этом чрезмерного их укрупнения и добиваясь приближения их к перечням в статистической отчетности, а также предусматривать номенклатурах-ценниках округление учетных цен на материалы, обеспечивая при этом требования, предъявляемые к учету и контролю материальных ценностей. В отдельных случаях без ущерба для контроля и с разрешения министерства и ведомства может допускаться укрупнение номенклатурных номеров путем объединения в один номенклатурный номер нескольких размеров, сортов и видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах; в этом случае учетной ценой является средняя цена; при этом на складах материалы должны храниться и учитываться в разрезе позиций, подвергшихся объединению;
  • *установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;
  • *проводить в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки остатков материалов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок;
  • *разрабатывать и постоянно совершенствовать нормы хранения запасов, отпуска и расходования материалов;
  • *внедрять средства автоматизации учета.
• 5. Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами типовых унифицированных форм.

Первичные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер). При наличии вычислительных машин целесообразно применять многострочные документы. Однострочные документы выписываются тогда, когда совершается операция с материалом только одного номенклатурного номера.

Первичные документы надлежит выписывать в минимальном числе экземпляров.

Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть заранее пронумерованы, надлежащим образом оформлены и должны иметь соответствующие подписи. Такую нумерацию целесообразно производить в централизованном порядке на небольших предприятиях и в децентрализованном (по цехам, складам, отделам) -- на крупных.

6. Список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, и перечень таких материалов устанавливается руководителем предприятия (стройки) по представлению начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.

На предприятиях может устанавливаться порядок, при котором на первом экземпляре требований, выписываемых на материалы, включенные в перечень дефицитных и дорогостоящих, ставится виза уполномоченного работника бухгалтерии.

• 7. Вся документация, составленная при помощи компьютера на основании первичных документов и служащая основанием для последующих записей в бухгалтерском учете, должна иметь наименование, определяющее ее содержание, и подписи лиц, отвечающих за соответствие данных, имеющихся в составленной механизированным способом документации, данным первичных документов.
• 8. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления (в том числе полноты проставленных в документах шрифтов).

Бухгалтерией должна быть установлена тождественность данных центральных складов, кладовых цехов и участков о внутренней переработке материалов.

Все первичные документы подвергаются таксировке, как правило, с помощью вычислительной техники. В необходимых случаях может производиться двойная (параллельная) таксировка. Таксировка осуществляется по каждой строке многострочного документа (за исключением лимитно-заборных карт), по каждому однострочному документу. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество МПЗ (с учетом возврата) по каждому номенклатурному номеру.

Также общее количество расхода за месяц таксируется и на карточках складского учета, если по ним оформляется отпуск материалов (без расходных документов).

При помощи компьютера составляются ведомости обобщенных данных о заготовленных предприятием (стройкой) материальных ценностях, о материальных ценностях, находящихся в пути, о неотфактурованных поставках, об оплате платежных требований поставщиков, об отклонениях фактической себестоимости от учетных цен и др. Эти ведомости используются бухгалтерией для соответствующих бухгалтерских записей по заготовлению и приобретению материалов и, кроме того, отделом снабжения и финансовым отделом - для оперативного руководства и контроля за поступлением материальных ценностей и расчетов с поставщиками.

• 2. Система заказов МПЗ
• 1. В идеале все заявки на материалы (товары) должны исходить из системы учета материалов (товаров), а не от персонала склада. Записи складского учета следует поддерживать на таком уровне, чтобы повторение заказов производилось автоматически, а не вручную (не должно быть заказа запасов).
• 2. Заявки на дополнительные поставки должны производиться на основе регулярного анализа минимальных уровней запасов, показывающих необходимость очередного заказа.
• 3. Заявки должны быть соответствующим образом утверждены.
• 4. Папки, содержащие невыполненные заявки на материалы (товары), должны регулярно проверяться для выявления задержки поставок.
• 5. Должно обеспечиваться эффективное разделение обязанностей между персоналом, ведущим складской учет, кладовщиками, отделом снабжения, транспортным отделом, отделом контроля производства и сбыта.
• 3. Система получения МПЗ
• 1. Для приемки МПЗ в каждом подразделении должно быть установлено только одно место. Это необходимо для того, чтобы свести к минимуму потери товаров и беспорядок при их поставках.
• 2. Полученные, но еще не принятые по количеству и качеству, а также прошедшие проверку, но не удовлетворившие установленным требованиям, МПЗ должны храниться на складе отдельно. Это разделение наилучшим образом достигается путем территориального разграничения, требующего дополнительной транспортировки к местам постоянного хранения, что помогает избежать ошибок при проведении инвентаризации.
• 3. Последовательно пронумерованные приходные ордера на товар, прибывший на склад, должны составляться на каждую транспортируемую партию.

Ордера должны включать следующие реквизиты: дату получения, номер заказа, количество полученного товара (должны быть определены недостачи при транспортировке), описание товаров, идентификационный код партии или серии, идентификационный код бухгалтерской записи о запасах.

• 4. Должка существовать детальная инструкция о получении и приемке МПЗ. Должна быть выработана стандартная политика, определяющая объем выборки для проверки, процедуры проверки и действие персонала в случае, если по той или иной причине выявится несоответствие принятым стандартам поставок.
• 5. При необходимости весь отвечающий за приемку персонал должен быть специально обучен, например, для приемки вредных и летучих материалов или когда процесс приемки требует сложной научной проверки - степень чистоты (очистки), правильность градуирования или зараженность.
• 6. На забракованные товары должны заполняться последовательно нумеруемые формы (акты о приемке материалов). Копия формы должна использоваться при составлении претензии поставщику. Она посылается поставщику, уведомляя его об отказе от товара и о необходимости списания соответствующих сумм дебиторской задолженности.

В акте приемки должны быть подробно изложены все причины отказа от приемки (для последующих ссылок, что особенно полезно при выборе одного из двух поставщиков, предложивших одинаковые условия контракта).

• 7. для повышения эффективности производительности отдела снабжения уровень (%) заказов от товара должен тщательно исследоваться не реже одного раза в месяц. Некоторые предприятия действуют на основе так называемого принципа «точно В срок» (который позволяет свести к минимуму запасы материалов на складе) и требуют более оперативного контроля за уровнем отказов от товаров. Такой тип операций характерен для супермаркетов.
• 8. Поставщик всегда должен иметь полную информацию об отказе от товара и дефектах, возникших при его транспортировке. Должен осуществляться контроль за поставщиками, по поставкам которых имеются отказы в полном объеме. Своевременно должен производиться отказ от услуг таких поставщиков.
• 9. Расчетные документы (платежные требования, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним другими документами направляются в отдел снабжения или другой аналогичный отдел, работники которого обязаны:
  • *зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
  • *проверить соответствие данных этих документов договору поставки в отношении ассортимента материалов, их количества, цен, сроков отгрузки и др.;
  • *сделать в карточках или книге оперативного учета соответствующие записи о выполнении договора поставки;
  • *акцептовать расчетные документы поставщика или мотивированно отказаться от акцепта;
  • *передать уполномоченному лицу распоряжение на получение и доставку груза (перечень этих лиц устанавливается директором предприятия по согласованию с начальником отдела снабжения и главным бухгалтером);
  • *передать документы в финансовый отдел или бухгалтерию.

В инструкциях предприятий может устанавливаться и иной порядок регистрации и прохождения расчетных документов.

Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу выдается наряд (или другой документ) и доверенность на получение материала.

10. Приемка материалов от транспортных организаций по количеству и качеству осуществляется по правилам, действующим на транспорте.

Зарегистрированные экземпляры расчетных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т.п.) передаются соответствующему складу как руководства при приемке и оприходовании материалов.

При несвоевременном поступлении документов от поставщика распоряжением складу на приемку груза является транспортная накладная, на которой отделом снабжения делается соответствующая надпись.

11. На предприятиях должен быть установлен порядок оперативного

контроля за поступлением материалов, а также розыска своевременно не прибывших грузов.

• 12. Сдача грузов, доставленных уполномоченным лицом на предприятие, осуществляется на соответствующий склад под расписку заведующего складом (кладовщика) на квитанции транспортного документа или, в части местных грузов, на документе поставщика (товарно-транспортной накладной или др.).
• 13. Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов должен осуществляться отделом снабжения и бухгалтерией на основе приходных документов или суточных сведений о прибывших грузах.

Порядок такого контроля определяется предприятиями в зависимости от конкретных условий их деятельности и организации снабжения.

14. Все материальные ценности, прибывающие на предприятие, должны быть своевременно оприходованы соответствующими складами.

Если в интересах производства отдельные партии материалов целесообразно направить непосредственно в цех, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. При этом в приходных и расходных документах склада и цеха (участка) делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы цеху без завоза их на склад (транзитом). Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в цехи, должен быть определен и оформлен приказом по предприятию.

• 15. Материалы, поступающие на склады предприятий (строек), должны подвергаться тщательной проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству (счету, весу, объему) и качеству, указанным в сопроводительных документах
• 16. Сырье, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (по весу, объему, счету и т.д.). В случаях, если материал (например листовое железо) поступает в одной единице измерения (по весу), а расходуется -- в другой (по счету), то его оприходование, хранение и отпуск должны отражаться в документах и аналитических регистрах одновременно в двух единицах измерения.
• 4. Система хранения МПЗ
• 1. Все запасы и продукция, не завершенная производством, должны храниться в специально отведенных местах. Одной из главных целей общей системы внутреннего контроля, организованной администрацией, является предупреждение уменьшения средств в результате каких-либо причин.
• 2. Убытки МПЗ в большинстве случаев могут возникать в результате хищений, неэкономного расходования или небрежного хранения, устаревания или порчи, случайной гибели, чрезмерной стоимости хранения запасов.
• 3. Эффективными способами борьбы с хищениями, являются надежное место хранения, закрывающееся на замок и имеющее ограниченный доступ; 24-часовая охрана (охранники, видеокамеры, сигнализация, сторожевые собаки): одинаковые процедуры приемки и отпуска МПЗ для всех мест хранения: полная информация о том, где и какие запасы хранятся; обеспечение сохранности МПЗ при перемещении на другое место хранения; регулярные инвентаризации с подробным анализом недостач; страхование; отпуск МПЗ только по утвержденным заявкам; дополнительные меры к сохранности дорогостоящих предметов; процедуры проверки персонала: периодические проверки выполнения всех процедур, обеспечивающих сохранность МПЗ.
• 4. Эффективные способы борьбы с неэкономным расходованием или небрежным хранением МПЗ состоят в следующем:
  • *требуемое количество материалов должно быть определено, точно, а не приблизительно;
  • * необходимо подобрать квалифицированный персонал, отвечающий за отпуск материалов, квалифицированный производственный персонал;
  • * необходимо приобрести точное измерительное оборудование, исследовать альтернативные варианты использования материалов;
  • * производить утилизацию и переработку отходов дорогостоящих материалов (серебра, золота, свинца);
  • * проводить четкую и определенную руководством политику в отношении отходов и побочных продуктов (независимое санкционирование, процедуры представления).
• 5. Для предотвращения случаев потерь МПЗ по причине устаревания, порчи, случайной гибели необходимо:
  • *создать систему пожарной сигнализации, приобрести пожарное оборудование и набрать обученный персонал;
  • *соблюдать условия хранения МПЗ (температура, свет, влажность, вентиляция);
  • *постоянно поддерживать эксплуатационные свойства МПЗ, что особенно необходимо для их дальнейшей перепродажи (особенно транспортных средств, оборудования);
  • *соблюдать соответствие МПЗ принятым государством стандартам и законодательным нормам;
  • *проверять срок годности МПЗ и готовой продукции;
  • *регулярно подсчитывать израсходованные материалы для выявления устаревших, ненужных или излишних МПЗ;
  • *проводить регулярное снижение цен на залежавшиеся товары до цены их возможной реализации.
• 5. Система отпуска МПЗ

Под отпуском сырья, материалов, конструкций, деталей, топлива и полуфабрикатов в производство понимается передача этих материальных ценностей непосредственно для изготовления продукции, а на стройках --для выполнения строительно-монтажных работ. Кроме того, сюда же можно отнести и отпуск на ремонтные и хозяйственные нужды. Отпуск указанных ценностей в кладовые цехов, участков, а также на площадки строительства следует рассматривать не как отпуск на производство, а как перемещение материальных ценностей.

При организации внутреннего контроля отпуска МПЗ следует учитывать ряд факторов.

1. Получение товаров и материалов со склада может осуществляться

только при наличии соответствующей санкции работника склада.

Должны быть обеспечены: ограниченный доступ к местам хранения; адекватный идентификационный показатель заказанных товаров; точные измерительные приборы, которые регулярно проверяются и поддерживаются в рабочем состоянии; соответствующие меры предосторожности при транспортировке опасных и изменчивых материалов.

2. Запасы со склада могут быть направлены: на производство; покупателю; в другое отделение/филиал; на испытания; для проведения выставок/рекламы или выброшены, уничтожены, возвращены поставщику.

На какую бы цель ни были использованы материалы или товары, на все должен быть утвержденный запрос.

• 3. Во избежание хищений и незаконного использования излишков количество заказанных со склада материалов должно быть точно оценено. Ответственность, а такие злоупотребления возлагается на подателя заявки. Посредством анализа альтернативных вариантов неэкономное расходование материалов должно быть выявлено. Излишки материалов, не возвращенные на склад, должны определяться посредством внимательного осмотра производственной площади ответственным работником.
• 4. Все передачи материалов со склада должны быть соответствующим образом документированы; учтены в себестоимости: на финансовых счетах и в записях о движении и остатках товарно-материальных ценностей.
• 5. Сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны отпускаться в производство по весу, объему или счету, в строгом соответствии с установленными расходными нормативами и объемом производственной программы.
• 6. Согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право требовать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующему складу. Отпуск складами материалов на производство осуществляется только выделяемым для их получения работникам цехов, хозяйств, отделов, строительно-монтажных участков.
• 7. Отпуск материалов на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов.
• 8. Отпуск цехам, хозяйствам и участкам материалов, потребность в которых возникает периодически, должен осуществляться по требованиям. Отпуск материалов с небольшими отступлениями против количества, затребованного по первичному документу, допускается производить без получения дополнительного разрешения только в тех случаях, когда такой отпуск вызван состоянием упаковки этих материалов, их объемом, размером, развесом и т.п.
• 9. Всякий сверхлимитный отпуск материала на производство и замену материалов следует оформлять выпиской специального требования.

К сверхлимитному отпуску материала относятся: дополнительный отпуск материала при перевыполнении цехом производственной программы, дополнительный отпуск на покрытие перерасхода материала, на возмещение брака и др.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материала другими допускается только по разрешению директора предприятия (руководителя организации), главного инженера или лиц, ими на то уполномоченных.

10. Количество отпущенных в производство массовых однородных материалов (песок, щебень, гравий, руда, уголь и др.) при невозможности отпуска их по фактическому весу или обмеру допускается определять на основе проведения периодических, не реже одного раза в месяц, инвентаризаций остатков этих материалов.

Результаты инвентаризации остатков массовых материалов должны оформляться постоянно действующей инвентаризационной комиссией путем составления акта. Состав комиссии определяется приказом руководителя предприятия по согласованию с главным бухгалтером.

11. Перемещение материалов из одного склада или кладовой цеха (участка) на другой склад или в другую кладовую данного предприятия (стройки) следует оформлять составлением накладной на внутреннее перемещение материалов, выписываемой на основании распоряжения отдела снабжения, или лимитными картами (ведомостями учета использования лимита) при систематическом пополнении запасов цеховых кладовых с базисных складов. При возвращении неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально ответственным лицом цеха (участка), сдающего ценности (если неиспользованные материалы были ранее получены не по лимитной карте).

Материалы, полученные со склада представителем цеха (участка), должны быть полностью сданы им в кладовую. Эта сдача подтверждается распиской кладовщика (прораба, мастера) на документах.

В целях сокращения количества первичных документов и при наличии вычислительных машин внутреннее перемещение материалов между базисными складами и цеховыми кладовыми допускается оформлять непосредственно на карточках складского учета. При этом получатель расписывается в карточке отпустившего материал, а отпустивший -- в карточке получателя. В карточке получателя указывается лимит отпуска на месяц. По окончании месяца эти карточки с согласия материально ответственных лиц передаются на МСУ для соответствующей обработки.

12. Отпуск материальных ценностей на сторону государственным и кооперативным предприятиям и организациям производится в соответствии с действующим законодательством.

Отпуск на сторону и пропуск оформляются при предъявлении получателем материалов доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

Порядок оформления пропусков, возврата их в бухгалтерию, проверки и контроля в бухгалтерии устанавливается распоряжением и внутренней инструкцией предприятия.

Ревизоры в ходе ревизии контролируют выполнение статьи 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», в частности, устанавливают, проводятся ли инвентаризации в организации:

• 1. при реорганизации или ликвидации;
• 2. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• 3. при смене руководителя и материально ответственных лиц;
• 4. при выявлении фактов хищений и (или) порче имущества;
• 5. в случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств.

В ходе ревизии ревизоры самостоятельно принимают решения о проведении инвентаризаций у тех или иных материально ответственных лиц, исходя из выполнения плана их проведения и полученных результатов по инвентаризациям.

В ходе ревизии ревизор контролирует соблюдение сроков проведения инвентаризаций:

• o проверяет, проводились ли инвентаризации в соответствии с утвержденным планом (приложение 4), в Городокском райпо данный аспект соблюдается;
• o выдерживались ли рекомендуемые сроки проведения инвентаризаций. Так инвентаризации товаров и тары в магазинах (кроме книжных) и в других розничных торговых предприятиях должны проводиться не реже двух раз в год, а в книжных магазинах - не реже одного раза в год. В райпо во всех розничных торговых предприятиях инвентаризации проводятся 2 раза в год и чаще.
• o выявляет факты передачи товарно-материальных ценностей одним материально ответственным работником другому без проведения инвентаризации;

• · проверить правильность ведения Книги учета инвентаризаций;
• · своевременно ли регистрируются распоряжения о проведении инвентаризаций;
• · имеются ли необходимые подписи на распоряжениях (председателя правления, главного бухгалтера);
• · соблюдается ли принцип внезапности (распоряжение должно выдаваться председателю инвентаризационной комиссии не раньше, чем за 2-3 часа до начала проведения инвентаризации);
• · проверить выполнение правил создания инвентаризационных комиссий (приглашались ли для участия в проведении инвентаризации представители органов страховой организации после стихийных бедствий) и т. д.

В ходе анализа инвентаризационных описей целесообразно:

• o проверять правильность заполнения реквизитов, связанных с определением цены (основание для цен, точное наименование товаров, артикул, сорт, размер, единица измерения и т.д.);
• o обращать внимание на наличие подписей на инвентаризационных описях соответствующих работников кооперативной организации о проверке цен. Цены, вызывающие сомнения, должны быть сверены ревизором с первичными документами и другой информацией;
• o осуществлять выборочно проверки правильности таксировки и подсчета итогов в инвентаризационных описях. Неправильная таксировка и подсчет итоговых данных, как на отдельных страницах описи, так и по инвентаризационной описи в целом, является одним из распространенных способов сокрытия хищений. В райпо данного вида нарушений не было выявлено;
• o сопоставлять данные различных экземпляров одной и той же инвентаризационной описи. Записи во всех экземплярах должны быть тождественны, наличие различий должно послужить ревизору основанием для углубленного анализа записей в указанном документе. В райпо данные различных экземпляров одной и той же инвентаризационной описи расхождений не имеют.

Особому контролю следует подвергать материалы полученные в ходе инвентаризации. В Городокском райпо при проверке материалов полученных в ходе инвентаризации, отдельные из них имели следующие недостатки:

• o в приказе не указаны сроки проведения инвентаризации;
• o у материально-ответственного лица не взяты расписки о том, что все приходные, расходные документы приложены к отчету или не сданы в бухгалтерию;
• o наличие подчисток в Записях инвентаризационных описей;
• o отсутствие на каждой странице инвентаризационной описи записи «цены, итоги проверил» и подписи материально-ответственного лица, сдавшего (принявшего) товарно-материальные ценности.

Следует принимать во внимание, что колбасные изделия и копчености, подготовленные к продаже (очищенные от шпагата, узлов, оберточной бумаги), должны записываться в инвентаризационную опись с обязательной пометкой «Очищенные». Неподготовленные к продаже колбасные изделия и копчености записываются в инвентаризационную опись с пометкой «неочищенные», при этом вес неочищенных колбасных изделий и копченостей показывается в графе «брутто», а после применения скидки на отходы в пределах установленных норм - в графе «нетто». Правильность определения скидки на отходы обязательно проверяется бухгалтерией, о чем в инвентаризационной описи делается специальная отметка. В райпо данная методика соблюдается.

Ревизор проверяет правильность выведения результатов инвентаризаций. Он должен убедиться в том, что окончательные результаты инвентаризации определены верно и они правильно отражены на счетах бухгалтерского учета, поскольку эти операции затрагивают налогооблагаемую базу.

Ревизор проверяет также, как организован контроль охраны товаров и тары, находящихся в розничных предприятиях. При этом он устанавливает:

• o не нарушается ли принятый порядок приема в эксплуатацию вновь построенных розничных предприятий, оборудованы ли они охранной сигнализацией. В Городокском райпо все торговые розничные предприятия оборудованы охранной сигнализацией, однако, были случаи обнаружения в отдельных предприятиях неисправности сигнализации;
• o учитываются ли особенности розничного торгового предприятия при выборе способа его охраны;
• o осуществляется ли сверка по материалам о нераскрытых кражах и ограблениях, которые переданы райпо в органы расследования;
• o какая работа проводится в райпо по предупреждению гибели товаров и тары от пожаров.

При инвентаризации в ходе ревизии в Городокском райпо были выявлены следующие недостатки:

не соблюдение правил хранения отдельных видов товаров и не соблюдение товарного соседства;

не рациональность размещения товаров в торговом зале и в подсобных помещениях;

не функционирование отдельных холодильных прилавков и другого оборудования.

Ревизор обязан проверить своевременность и полноту сдачи торговой выручки. Анализируя в ходе ревизии эти факты, ревизор должен учитывать, что в нормальных условиях работы розничных предприятий торговая выручка должна быть не меньше, чем поступление товаров в торговое предприятие. Превышение поступления товаров над суммой торговой выручки, а, следовательно, и рост товарных запасов в течение длительного периода (2-3 и более месяцев), ревизор должен оценивать как чрезвычайную ситуацию и обязан принять немедленные меры к проверке сохранности товаров и тары в таких торговых предприятиях.

Приемка товаров и тары по количеству и качеству должна осуществляться на основании Положения о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденному постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 26 апреля 1996г., № 285, если актами законодательства, договором или нормативно-технической документацией не установлен другой порядок приемки товаров и тары по количеству и качеству.

Проверяя соблюдение порядка приемки товаров и тары в Городокском райпо были установлены случаи:

• o неправильной и несвоевременной приемки товаров;
• o смешивания товара при его приемке с другим однородным товаром;
• o неисправности средств измерения и испытания, которые использовались для определения качества товара.
• o непринятия необходимых мер по обеспечению сохранности товара, в результате чего возникли потери товарно-материальных ценностей;
• o необоснованного составления актов о выявленных расхождениях при приемке и актов на естественную убыль в пути с целью присвоения товаров;
• o несоблюдения сроков приемки товаров по количеству и качеству согласно законодательству и договора.

При выявлении расхождений по количеству и качеству при приемке товаров, должен быть составлен акт в соответствии с установленным порядком.

Тара, поступившая с товаром, принимается по количеству и качеству в соответствии с действующими нормативными актами и договором. При этом проверяется: наличие сертификата; правильность тарной маркировки; соответствие качества тары стандартам, техническим условиям и данным сопроводительных документов; ее целостность, наличие загрязнений и т.д.

Выявленные расхождения по количеству и качеству при приемке тары должны быть оформлены актом в таком же порядке, что и товар.

Большое влияние на обеспечение сохранности товаров и тары в розничных торговых предприятиях оказывает порядок приема и оформления на работу материально ответственных лиц. В торговле чаще, чем в других отраслях потребительской кооперации, встречаются недостатки в подборе кадров, способствующие совершению корыстных преступлений. Наиболее типичными из указанных недостатков являются:

• 1. прием на работу материально ответственных лиц, не имеющих необходимой специальной подготовки;
• 2. прием на материально ответственные должности лиц, не имеющих опыта обращения с товарно-материальными ценностями и денежными средствами. В Городокском райпо большая текучесть кадров, постоянно требуются работники, поэтому часто бывают случаи принятия на работу связанную с материальной ответственностью лиц не имеющих в этом опыта;
• 3. проникновение на материально ответственные должности лиц, судимых за хищения, растраты и недостачи, злоупотребления своими служебными полномочиями.

Поэтому в процессе проведения ревизий и проверок, связанных с товарно-материальными ценностями и денежными средствами, ревизор обязан по отчетным данным отдела кадров проверяемого потребительского общества установить численность материально ответственных лиц, принятых за ревизуемый период на должности без специальной подготовки, а также выяснить, правильно ли используются эти специалисты. Следует также проанализировать основные причины текучести кадров материально ответственных лиц, установить удельный вес должностей с материальной ответственностью, подлежащих замещению специалистами. Ревизор должен также установить факты, когда материально ответственные лица, допустившие недостачи, обман, обвес и обсчет покупателей, и уволенные по собственному желанию, переводятся из одного розничного предприятия на другое для продолжения работы, связанной с денежными средствами и товарно-материальными ценностями. Для выявления таких фактов ревизор сопоставляет приказы (о переводе) с актами прошлых ревизий, сообщениями органов внешнего контроля, с записями в трудовых книжках и с другой информацией.

Ревизор в ходе проверки устанавливает, заключены ли с лицами, принятыми на материально ответственные должности, договоры о полной материальной ответственности. В Городокском райпо со всеми материальными лицами заключены договора о полной или коллективной материальной ответственности.

В ходе проведения ревизии ревизор должен обратить особое внимание на те розничные предприятия, в которых ранее были выявлены и погашены недостачи в значительных суммах, однако, материально ответственные лица не были освобождены от работы и продолжают трудиться.

Большое значение при ревизии товарно-материальных ценностей субъекта хозяйствования имеет проверка установленных цен на товары. В ходе ревизии Городокского райпо было установлено:

• o на продовольственные и непродовольственные товары имеются ли качественные удостоверения (сертификаты);
• o неправильно установлены цены на отдельные виды товаров;
• o переоценка (дооценка, уценка) товарно-материальных ценностей (водки, сигарет, стеклотары и другие)проводилась правильно;
• o не соблюдение правил торговли при хранении и реализации материальных ценностей;
• o наличие убытков по операциям с тарой;
• o наличие жалоб и предложений покупателей.

При проверке правильности установления цен в Городокском райпо были выявлены нарушения:

• · умышленное завышение или занижение цен на отдельные товары материально-ответственными лицами;
• · реализация товарно-материальных ценностей по завышенным ценам или приобретение аналогичных ценностей по более высоким ценам;
• · наличие неприходованных материальных ценностей;
• · наличие товарно-материальных ценностей с просроченными сроками реализации;
• · недовес фасованных товаров;
• · неудовлетворительное санитарное состояние торгового объекта;
• · неисправность весоизмерительных приборов;
• · неудовлетворительная организация контроля за ценами.

В ходе ревизии особое внимание уделяется проверке состояние бухгалтерского учета товаров и тары на предприятиях розничной торговли потребительской кооперации и документального оформления движения товарно-материальных ценностей.

В ходе проведения ревизии проверяются документы: товарно-денежные отчеты материально ответственных лиц, акты о порче, бое, ломе товаров установленной формы (нем должны быть заполнены реквизиты: предприятие, по которому проводилась инвентаризация, состав комиссии, наименование товара подлежащего списанию вследствие боя или порчи, причина списания и т. д.), акты на завес тары (составляется комиссией с участием представителей вышестоящей организации, администрации предприятия-поставщика, если это предусмотрено условиями поставки или договорами, и материально ответственного лица), инвентаризационные описи, сличительные ведомости, расчеты естественной убыли и так далее. В райпо документы в основном заполняются правильно, однако, есть некоторые ошибки в заполнении отдельных документов.

Ревизор проверяет достоверность синтетического и аналитического учёта по счёту 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", который предназначен для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи товаров. Обращает внимание не отнесли ли на этот счет:

недостачи и потери, которые образовались при перевозке товаров по вине поставщика и перевозчика (они принимаются к учету как дебиторская задолженность (счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 2 "Расчеты по претензиям"));

потери, которые возникли в результате стихийных бедствий (они признаются чрезвычайными расходами (счет 99 "Прибыли и убытки")).

Ревизор проверяет собраны ли по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" сведения об учетной стоимости недостающих и утраченных товаров с кредита 41 "Товары", 18 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и отражено ли по кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" списание недостач и потерь после принятия руководителем организации соответствующего решения (дебит счетов учета источников покрытия, кредит счета 94).

При проверке корреспонденции по товарным потерям в бухгалтерском учете ревизор обращает внимание придерживался ли бухгалтер следующих принципов:

нормы естественной убыли и нормы потерь от боя, лома, порчи являются предельными и применяются только в случае выявления фактической недостачи;

списание естественной убыли и товарных потерь в пределах норм производят на основе соответствующего расчета, составленного бухгалтером и утвержденного руководителем организации;

естественную убыль товаров списывают на расходы по реализации или за счет созданного резерва по покупным ценам без налога на добавленную стоимость;

естественную убыль товаров и товарные потери в пределах норм с материально ответственных лиц списывают в сумме фактических потерь, но не выше установленных норм;

выявленные при инвентаризации недостачи и потери товаров сверх установленных норм естественной убили товаров и норм потерь от боя, лома и порчи товаров относят на материально ответственных лиц по розничным (продажным) ценам, если иное не предусмотрено соответствующими нормативными актами. В исключительных случаях, когда брак, бой, лом, порча товаров имеет место по причинам, не зависящим от материально ответственного лица, такие потери списывают с согласия трудового коллектива по решению руководителя организации на внереализационные расходы. Например, не возмещенные товарные потери при стихийных бедствиях, товарные потери от бесхозяйственности;

недостачи и потери от порчи ценностей сверх норм естественной убыли признаны объектом налогообложения и в момент их выявления облагаются налогом на добровольную стоимость по установленным или расчетным ставкам.

В Городокском райпо выше перечисленные принципы соблюдаются.

Нижеприведенные внешние признаки неточности по записям в учетных регистрах могут свидетельствовать ревизору о том, что содержание записи не соответствует существу осуществленной хозяйственной операции:

• · отсутствие аналитического учета. Отсутствие аналитического учета может иметь место вследствие неудовлетворительного состояния бухгалтерского учета, когда для ускорения составления бухгалтерского баланса организации в учете ограничиваются записями только по счетам синтетического учета, а также желанием скрыть в учете совершенные злоупотребления (во всех случаях, когда баланс не подтверждается развернутыми данными аналитического учета, его нельзя признать достоверным);
• · наличие кредитового сальдо по активным счетам и дебетового по пассивным счетам;
• · необоснованное свертывание сальдо активно-пассивных счетов. Известно, что активно-пассивные счета могут иметь свернутое и развернутое сальдо, однако в балансе должно быть всегда показано развернутое сальдо по состоянию расчетов с разными дебиторами и кредиторами;
• · открытие и ведение синтетических счетов, не предусмотренных планом счетов;
• · наличие записей, не обоснованных документами;
• · необоснованные и неоговоренные исправления в учетных регистрах. Отсутствие подписей при исправлении записей может иметь место вследствие небрежности лиц, вносящих исправления, но в ряде случаев это может быть сделано для сокрытия совершенных злоупотреблений.

Аналитический учет к счету 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" должен организовываться по видам и разновидностям товарных потерь. Ревизор проверяет состояние аналитического учета на ревизуемом объекте. Необходимо отметить, что в Городокском райпо отсутствует аналитический учет по видам потерь товаров. В райпо не разработан журнал по 94 счету "Недостачи и потери от порчи ценностей", а по окончании месяца списание потерь с 94 счета отражается в мемориальном ордере. За неимением данной аналитики существует проблема определения причин возникновения сумм недостач, в результате чего происходит ослабление функции контроля за источниками потерь товаров.

Также при проверке состояния и организации учета товаров и тары в торговых организациях ревизор проверяет:

• · качество оформленных сделок (договоров);
• · наличие сертификатов соответствия (качества) и сроки их действия;
• · организацию учета с товарной массой;
• · наличие контроля за движением товарно-материальных ценностей:
  • § отпуск товаров в долг;
  • § сроки реализации товаров;
  • § своевременность проведения переоценки;
  • § реальность сумм, числящихся в пути;
  • § соблюдение норматива товарных запасов;
  • § оценка товарно-материальных ценностей в учете и отчетности;
• · наличие актов на излишнее списание материальных ценностей;
• · своевременность составления сводной документации;
• · правильность начисления естественной убыли, правильность применения норм;
• · своевременность взыскания порчи;
• · правильность ведения оперативного и статистического учета;
• · соблюдение учетной политики предприятия.

При проверке состояния и организации учета товаров и тары в торговых организациях Городокского райпо были выявлены следующие нарушения:

• o наличие бестоварных накладных;
• o несвоевременность составления сводной документации;
• o неправильно подсчитаны итоги в документах;
• o неправильная запись операций на счетах бухгалтерского учета.

Проверке состояния и организации учета товаров и тары в торговых организациях это один из основных этапов методики контроля обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей и ему должно уделяться особое внимание.

Международная академия бизнеса и управления

Институт экономики и управления

Кафедра Финансы и кредит

Эссе на тему: «Обеспечение сохранности материальных ценностей предприятия»

По дисциплине «Экономическая безопасность фирмы»

Подготовила: Студентка 5 курса гр. ФК-5,

специальности «Финансы и кредит»

Баранова Дарья Евгеньевна

Проверил: д.п.н.; профессор Гусев А.А.

Красногорск-2009

В условиях рыночных отношений, когда хозяйственная деятельность предприятий и организаций торговли и их развития осуществляется за счёт самофинансирования, а при недостатке собственных финансовых ресурсов – за счёт заёмных средств, весьма важной аналитической характеристикой является финансовая независимость организаций и предприятий от внешних заёмных источников. Финансовая независимость позволяет предприятиям конкурировать с другими участниками хозяйственных отношений. Наряду с другими факторами стабилизации финансовой независимости, способствует сохранность собственности. Однако, как показывают исследования, сложилось неблагоприятное положение сохранности средств. Организации и предприятия торговли имеют убытки по причине недостач и хищений, краж и потерь. С учётом этого, значительно возрастает роль изучения причин и условий, влияющих на сохранность собственности, разработки действенных мероприятий, направленных на устранение или же предупреждение тех обстоятельств, которые способствуют негативным изменениям в системе торговли. На современном этапе развития рыночных отношений сохранность собственности необходимо трактовать в широком и узком смысле слова. Ущерб причисляется не только при расхищении, присвоении и уничтожении имущества, но и при нарушении финансовой и государственной дисциплины, расточительстве, халатности, порче имущества, выпуске недоброкачественной продукции. Под сохранностью собственности в широком смысле слова следует понимать борьбу за её эффективность, что означает сбережение имущества, рациональное использование сырья, усиление режима экономии. Сохранность собственности в узком смысле слова предполагает борьбу с потерями ценностей вследствие недостач, хищении, неправильного хранения, что также имеет большое значение. Всё это выдвигает проблему сохранности средств в новых условиях хозяйствования в число актуальных. Поэтому целью является освещение вопроса укрепления и сохранности собственности торговых организаций в условиях рынка, средством чего и является инвентаризация.

Поэтому за сохранностью необходимо осуществлять контроль, который можно осуществить, применяя инвентаризацию. Инвентаризация – метод бухгалтерского учёта, а при проведении документальных ревизий – приём фактического контроля, осуществляемый путём непосредственной проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчётов, объёма выполненных работ и реальности статей баланса. Инвентаризация была одним из первых приёмов хозяйственного учёта, позволяющим установить фактическое наличие имущества на определённый момент. Принципы инвентаризации: внезапность, сопоставимость единиц измерения, плановость, объективность, юридическая правомочность результатов, непрерывность, полнота охвата объектов, воспитательное воздействие и материальная ответственность, оперативность и экономичность, гласность. Инвентаризация как средство контроля за сохранностью материальных ценностей и проверки организации материальной ответственности классифицируется по различным признакам. В зависимости от времени проведения и роли в хозяйственном процессе различают плановые и внеплановые инвентаризации. Плановые инвентаризации проводят периодически согласно плана в заранее намеченные сроки. Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных органов и других контролирующих органов в случаях особой необходимости.

По полноте охвата объектов инвентаризации подразделяют на полные, частичные, выборочные и сплошные. Полная инвентаризация осуществляется в предусмотренные сроки, при этом инвентаризируются не только материальные ценности и денежные средства предприятия, но и правильность расчётов с другими организациями, выверяется сальдо по основным статьям баланса. При частичной инвентаризации проверяют отдельные виды средств, например товары, наличные деньги, основные средства. Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных. Выборочные инвентаризации подразделяются на целевые и общие. Выборочные инвентаризации, например проводят, как правило, по товарам, по которым предъявляют претензии по товарам, уценённым и переведённым в пониженные сорта; оказавшимся без ярлыков; морально устаревшим и испорченным; а также в случаях, когда полная инвентаризация по товарам не целесообразна. Сплошные инвентаризации проводят одновременно на всех предприятиях, расположенных в одном населённом пункте или в потребительском обществе. По способу организации инвентаризационной работы инвентаризации могут делиться на постоянно действующие или на осуществляемые рабочими инвентаризационными комиссиями. По мнению многих экономистов инвентаризация является общим элементом метода хозяйственного контроля и бухгалтерского учёта, благодаря чему её контрольные функции в деле сохранности имущества существенно усиливается. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учёта и элемент метода хозяйственного контроля различаются, не тождественны между собой.

Во-первых, кругом решаемых задач. Если главная задача инвентаризации как элемента метода бухгалтерского учёта состоит в установлении соответствия учётных и фактических данных о наличии и состоянии имущества и создании наиболее эффективного обеспечения для принятия управленческих решений, то основная цель инвентаризации как элемента метода хозяйственного контроля заключается в осуществлении контроля за сохранностью имущества, подтверждением или опровержением выявленных ревизией нарушений и злоупотреблений.

Во-вторых, составом субъектов осуществления. Инвентаризации в целях внутрибухгалтерского контроля проводят на предприятиях инвентаризационные комиссии. Инвентаризацию в процессе ревизий и проверок осуществляют ревизионные комиссии или специальные инвентаризационные комиссии под руководством ревизора.

В-третьих, составом нормативных документов, регулирующих право и необходимость проведения инвентаризации.

В-четвёртых, охватом объектов. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учёта осуществляется, в основном, в сложном порядке, всего имущества и в обязательном и плановом порядке, в установленные сроки. Инвентаризации, проводимые в ходе ревизии, относят к частным, выборочным, а сроки проведения зависят от плана проведения ревизий, проверок и других обстоятельств.

В-пятых, широтой охвата решаемых вопросов. Инвентаризации, проводимые в целях бухгалтерского контроля, носят характер инструктирования, оказания квалифицированной помощи материально ответственным лицам в налаживании учётной работы, выявляют естественную убыль имущества и реальность годовых производственно-финансовых показателей. В период же ревизии инвентаризации выполняют в основном узкую функцию контроля за наличием и сохранностью собственности, характеризуют качество проводимой ранее инвентаризационной работы. Важное место занимает инвентаризация в процессе осуществления экономического анализа. Значение инвентаризации заключается ещё и в том, что её осуществляют сами работники предприятия. Поэтому она выступает одним из методов контроля трудящихся за деятельностью предприятия, служит действенным средством контроля за работой материально-ответственных лиц, помогает не только вскрыть, но и предупреждать возможные недостачи и хищения товарно-материальных ценностей. Но, кроме того, на сохранность собственности влияют и некоторые особенности торговли, которые обусловлены следующими причинами. Прежде всего, то высокая степень децентрализации торговой сети. Торговля призвана прежде всего обслуживать население, поэтому организована разветвлённая розничная торговая сеть. Кроме того, на предприятиях розничной торговли отсутствует натуральный учёт, из-за чего возникают затруднения в своевременности выявления нарушений. Эти объективные условия накладывают отпечаток на формирование способов хищений в торговле, в зависимости от которых осуществляются инвентаризации, направленные контролировать сохранность средств. Значительная часть должностных хищений в торговле совершается упрощёнными способами, то есть путём присвоения выручки или товара. Данные хищения продолжаются сравнительно недолго, сопровождаются примитивными маскировочными действиями и выявляются при своевременном проведении инвентаризации. Наряду с этим в торговле возникает небольшое количество квалифицированных должностных хищений, наносящих ей большой ущерб. Эти хищения совершаются при соучастии других работников предприятия и посторонних лиц. Характерной особенностью хищений этой группы являются создание неучтённых излишков ценностей, с последующей реализацией их без отражения в учёте или крупные растраты, скрываемые путём подлогов в первичных документах и учётных регистрах. Выявление таких хищений затруднено и требует от ревизоров и инвентаризаторов глубокое знание бухгалтерского учёта, методов ревизий и организации торговли. Растраты и злоупотребления всё же возникают в первую очередь, из-за некачественного и несвоевременного проведения инвентаризаций. Организацию, проведение и контроль за проведением инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая. Производят контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а так же выборочные инвентаризации в межинвентаризационный период, проверяют правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачётов по пересортице ценностей в местах хранения, где ведётся количественный учёт. Рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей. Однако наличие постоянно действующих комиссий не снимает персональной ответственности руководителя, главного бухгалтера организации или предприятия, а в организациях, имеющих инвентаризационные бухгалтерии, начальников контрольно-инвентаризационных отделов данных бухгалтерий. Так, ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций несут руководители организаций. Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки. Главный бухгалтер совместно с руководителем подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение правил проведения инвентаризаций. Контрольно-инвентаризационные отделы разрабатывают графики инвентаризаций на предприятиях, участвуют в рассмотрении результатов инвентаризаций, под руководством постоянно действующих комиссий контролируют качество проводимых инвентаризаций и выполняют другие поручения.

Для непосредственного проведения инвентаризаций постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии. На предприятиях, имеющих отделы а так же кладовые, создаются отдельные инвентаризационные комиссии по каждому отделу, секции, кладовой. Персональный состав рабочих комиссий утверждается приказом руководителя предприятия. В состав рабочих комиссий входят: представитель руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию. В случаях, когда инвентаризация проводится без бригадира, а также после краж и ограблений в состав комиссий включают представителя управления торговли местных исполнительных и распорядительных органов. Рабочие инвентаризационные комиссии выполняют следующие функции: осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения, участвуют в проведении результатов инвентаризаций и разрабатывают предложения по зачёту недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли, вносят предложения по упорядочению приёма, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшению учёта и контроля за их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей. Контрольно-инвентаризационная служба выполняет важную задачу по обеспечению сохранности средств и поэтому несёт ответственность за своевременность проведения инвентаризаций.

План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с директором. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой по месяцам исходя из сроков и результатов осуществления предыдущих инвентаризаций и условий работы материально ответственных лиц молодых специалистов. Ежемесячно план работы уточняется и при необходимости корректируется. При этом важное значение имеет правильное установление очерёдности инвентаризаций. В первую очередь переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу, а также у недостаточно квалифицированных работников. При определении очерёдности инвентаризаций принимают во внимание факты неритмичного выполнения плановых заданий по объёму товарооборота, неудовлетворительное качество выпускаемой продукции, наличие жалоб покупателей на обсчёт и другие нарушения. Один экземпляр плана инвентаризационной работы представляется для утверждения контрольно-ревизионному отделу потребительского общества. Кроме того, составляется график проведения инвентаризаций товарно- материальных ценностей и контрольных проверок должностными лицами аппарата управления на год в разрезе каждого месяца. В нём предусматривается участие в инвентаризациях и контрольных проверках специалистов. Кроме проведения инвентаризаций в установленные сроки, в планах могут предусматриваться внезапные сплошные инвентаризации, охватывающие все торговые предприятия. Контроль за выполнением плана инвентаризаций, как правило, осуществляется главным бухгалтером, а учёт и проверка качества их проведения – чаще всего начальником. В журнале учёта проведения инвентаризаций, центрируются данные по каждому магазину о времени проведения инвентаризаций и составе комиссий, даже контрольных проверок, результатах инвентаризаций, сведения о результатах инвентаризаций и их качестве. Могут также указываться данные о соблюдении норматива товарных запасов и о неполноценных товарах.

С целью более полного контроля за состоянием инвентаризационной работы целесообразно проводить анализ её эффективности. При этом необходимо учитывать возможные упущения в этой деятельности. Наиболее характерными недостатками инвентаризаций являются следующие: инвентаризационные комиссии действуют как временный орган; специалисты, проверяющие плохо ознакомлены с нормативными актами и слабо знают свои обязанности, права и обязанности, права и ответственность, отсутствует чёткая регламентация инвентаризаций. Исходным моментом для определения непосредственных результатов деятельности должно являться степень или уровень выполнения определённых задач, прохождение этапов проверки. Для этого необходимо, чтобы существовала система показателей, отражающих полноту, своевременность и оперативность выполнения работы; единство в совокупности показателей; сравнимость результатов. Этому требованию в наибольшей мере соответствуют относительные величины. Общий принцип подсчёта отдельных показателей заключается в том, что выбираются отдельные, наиболее важные элементы цикла ревизионной работы или функциональных обязанностей, конечный результат которых поддаётся количественному определению. При этом рассчитанные коэффициенты будут характеризовать эффективность и качество труда. Предлагаемые показатели дают возможность определить качество и эффективность инвентаризаций, сравнить и определить лучшие предприятия по организации и проведению инвентаризационной работы, усилить контроль за качеством мер, связанных с обеспечением собственности предприятия. Вместе с тем целесообразно дополнять сведениями о принятых мерах по возмещению скрытого в процессе инвентаризации ущерба в денежном выражении. Инвентаризация эффективна, если полученный доход превышает затраты на её организацию при соблюдении всех требований к её методике и технике проведения. Используя данные представленных ранее таблиц, можно рассчитать влияние факторов на изменение суммы недостач. Для этого нужно использовать метод цепной постановки.

Необходимо уделять огромное внимание кадрам, особенно молодым. Повысить роль квалификационных комиссий по приёму на работу лиц, связанных с материальной ответственностью, что позволяет практически исключить проникновение на эти должности граждан, имеющих судимость или уволенных по недоверию. Особое внимание уделяется повышению профессионального уровня материально ответственных лиц. Принимаются различные меры по улучшению инвентаризационной работы. Утверждаются списки работников системы, привлекаемых для проведения инвентаризаций. Инвентаризации проводятся только правомочными комиссиями, в состав которых в обязательном порядке входят два специалиста от правления организации, член комиссии контроля за работой торгового предприятия и материально ответственное лицо. Особое внимание уделяется совершенствованию работы с кадрами, воспитанию у них чувства ответственности за порученное дело, укреплению трудовой и производственной дисциплины.

Материально -производственные запасы (4)Реферат >> Бухгалтерский учет и аудит

На складе. Для обеспечения сохранности материальных ценностей промышленным предприятиям рекомендовано придерживаться следующих... «АКРОН ПЛЮС» и в целях обеспечения сохранности материальных ценностей можно предложить следующие рекомендации. Разработать...

Обеспечение полной сохранности товаров и доведение их до потребителя в хорошем состоянии является важнейшей задачей торговых работников. Для этого необходимо:

· создать для товаров каждой группы наиболее благоприятные условия хранения (температура и влажность воздуха, вентиляция, освещение);

· соблюдать правильное товарное соседство, т. е. не допускать, чтобы рядом находились товары, оказывающие вредное влияние друг на друга;

· оберегать товары от грызунов и насекомых;

· соблюдать санитарный режим хранения, исключающий возможность заражения и порчи продуктов.

Кроме того, хранение товаров должно быть организовано так, чтобы рационально использовались площадь и оборудование кладовых.

В торговых предприятиях сосредоточена огромная масса товарно-материальных ценностей. Сохранность этих ценностей является обязанность торговых работников.

Чтобы обеспечить сохранность товарно-материальных ценностей, их качество, необходимо проводить также следующие мероприятия: организацию охраны магазина, установление системы материальной ответственности, соблюдение всех правил размещения, укладки товаров и ухода за ними.

Охрана магазинов. В нерабочее время она обычно возлагается на охранную фирму при органах милиции, с которым магазин заключает договор.

Согласно договору помещения магазина должны быть подготовлены к сдаче сторожам: погашены источники света (кроме дежурного освещения); наиболее ценные товары убраны в сейфы, шкафы и т. д.; двери закрыты на прочные замки и опломбированы.

Представителем администрации вместе с материально ответственными лицами магазин сдается охране.

При этом ключи от магазина должны храниться у заведующего (директора) магазином, если он является материально ответственным лицом, а пломбир или печать - у заместителя заведующего или у одного из материально ответственных лиц.

Если заведующий магазином не является материально ответственным лицом, то у него хранится пломбир или печать.

Хранение ключей и пломбира (печати) у одного лица не допускается. Перед открытием магазина представитель администрации и материально ответственное лицо проверяют целость замков, засовов и пломб.

При обнаружении поломки замков, засовов, срыва пломб и других признаков повреждения немедленно вызываются представитель вышестоящей организации и милиция. При выявлении хищений проводят инвентаризацию ценностей.

Размещение товаров на хранение. При правильном размещении товаров обеспечивается их сохранность, лучше используется емкость кладовых, оборудование, а также создаются удобства для работы.

Необходимо соблюдать правильное товарное соседство, исключающее вредное влияние одних товаров на другие. Так, не допускается совместное хранение кислот, щелочей, химикатов с изделиями из металла; мыла хозяйственного с пудрой и зубным порошком; фотохимикатов с фотопленками и фотобумагой.

Цемент, мел, алебастр и другие пылящиеся материалы хранят в отдельных, изолированных помещениях. Совместное хранение их с другими товарами (посудохозяйственяыми, химико-москательными и др.) невозможно.

Особое требование существует для размещения огнеопасных товаров. Керосин, бензин можно хранить только в специальных, защищенных от пожара помещениях. А такие огнеопасные товары, как вата, изделия из целлулоида, лаки, растворители, разбавители, резиновый клей и др., при невозможности выделения для них особого помещения изолируются при их хранении в общей кладовой.

В отличие от продовольственных товаров большинство промышленных изделий легко переносит разный температурный режим. Так, например, галантерею можно хранить при температуре от 5 до 20°, парфюмерию от 5 до 25°, металлоизделия от 15 до 22° и т. д. Однако лучше всего они сохраняются при температуре от 10 до 20° тепла.

В теплых кладовых размещают ткани, готовое платье, музыкальные инструменты, фототовары, радиоаппаратуру, игрушки и др. В холодных кладовых хранят разную посуду, хозяйственные товары и инвентарь, мебель, химико-москательные товары, строительные материалы и пр.

Каждой группе товаров отводят определенное место и располагают по подгруппам, видам, артикулам, цене, расцветкам и другим товарным признакам, характерным для данного товара. Например, в кладовой фототоваров отдельные места выделяются для фотоаппаратов, фотооптики, фотопленок, пластинок и бумаги, фотопринадлежностей и фотохимикалий.

В свою очередь фотоаппараты располагаются по маркам. Фотохимикалии размещают вначале по назначению: проявители, закрепители, усилители и пр., а далее по видам: проявители метоловые, амидоловые и др.

Большое значение имеет закрепление за каждым товаром постоянного места, что дает возможность быстро определить наличие товара, проверить его состояние, произвести подбор ассортимента и создать четкий порядок в кладовой.

При размещении товаров учитывается время их поступления. Ранее поступившие товары подаются в торговый зал в первую очередь, поэтому их нельзя закладывать новой партией товаров.

Товары частого спроса располагают ближе к входу в торговый зал, а редкого спроса - в наиболее отдаленных местах кладовой. Товары в громоздкой таре, тяжеловесные лучше всего размещать рядом с входом в кладовую.

Укладка товаров на хранение. Существует несколько способов укладки товаров: штабельный, рядовой, навалочный и стеллажный. Применение их зависит от вида и свойств товаров.

В штабеля укладывают товары в таре, а также ряд изделий без упаковки: детские санки, крупную посуду, стулья, фанеру, черепицу и др. Под штабель подкладывается подтоварник высотой 15-20 см. Ставить товары непосредственно на пол или на бумажную (картонную) подкладку не разрешается.

Штабель должен быть устойчивым, высотой при ручной укладке не свыше 2 м. Товары хрупкие и в недостаточно прочной таре лучше укладывать на меньшую высоту. Число рядов в штабеле зависит от вида товаров, прочности тары и т. д. Между рядами рекомендуется класть прокладочные материалы (картон, бумагу, фанеру, деревянные планки).

Для нормальной циркуляции воздуха и лучшей сохранности товары в штабеля укладывают на расстоянии 20 см от стены, 50 см от источника света и не менее 1 м от приборов отопления и водопровода. Между штабелями оставляют проходы не менее 0,7 м.

Товары и тару укладывают маркировочными ярлыками и этикетками к проходу. Для лучшего учета рекомендуется на каждый штабель укреплять ярлыки с указанием ассортимента хранимых товаров.

При штабелировании вниз кладут товары, реже спрашиваемые, больших размеров или в прочной крупной таре. На них укладывают более легкие, чаще спрашиваемые товары или товары в мягкой упаковке. Лучше всего в каждом штабеле хранить товары одного вида, артикула и т. д., и число их рядов (или тары) должно быть постоянным. Для предохранения от воздействия света штабель можно закрывать бумагой или другим материалом.

Рядовая укладка характерна для громоздких изделий. Так хранят мотоциклы, велосипеды, мебель, линолеум, линкруст, холодильники, пианино и т. д. Товары располагают на подтоварниках или на полу, между предметами оставляют небольшие проходы. Соблюдают интервалы и по отношению к стене, приборам отопления, источникам света.

Товары, чаще спрашиваемые, ставят ближе к проходу, маркировкой наружу. Навалом хранят только сыпучие неупакованные материалы: мел, цемент, алебастр. Для них в закрытых помещениях устраивают закрома. Остальные товары класть навалом на подтоварниках или на полу не разрешается.

В стеллажах товары хранятся в упаковке (коробках, пачках) или в неупакованном виде.

Хранение товаров на складе является временным процессом. Для ускорения товародвижения и сокращения времени хранения особое значение имеют эффективная организация оперативных процессов при обращении с товарами и рациональное использование ёмкости складских помещений.

Эффективность операций при обращении с товарами и рациональное использование складского помещения создают условия для эффективной организации складского хранения, при которой все операционные затраты достигают минимального уровня.

На организацию складского хозяйства влияют различные факторы, основными из которых являются: размер, характер запасов товаров и продолжительность их хранения, оснащение склада соответствующим оборудованием, размер и планировка складских помещений.

Гибкая организация складского хозяйства сокращает частоту обращения к товарам на всём протяжении их хранения.

Эффективность операций при обращении с товарами можно достичь при соблюдении следующих условий:

Уменьшении частоты передвижения товара из одних мест хранения в другие;

Увеличении размера груза при перемещении товара при отпуске;

Уменьшении расстояния перемещений товаров внутри склада.

Одноразовое обращение к товару и его перемещение от автотранспорта к месту хранения возможно только при использовании современных средств подъёма и перемещения грузов.

Эффективность при обращении с товарами предполагает также сведение к минимуму расстояний, проходящих товарами при их отпуске со склада. При размещении товаров в помещениях склада следует учитывать срок хранения, частоту поступления и отпуска, грузоёмкость и транспортабельность. Для товаров длительного срока хранения с, относительно редким поступлением и отпуском отводятся наиболее отдаленные места хранения. Часто заказываемые товары следует размещать в конце линии формирования заказа, т.е. вблизи от входов или выходов помещений склада. Легкие по весу товары размещаются в начале линии формирования заказа (дальше от входов и выходов), при отгрузке они проходят, таким образом, большие расстояния, чем тяжеловесные товары, которые следует располагать ближе к месту отгрузки.

Большое значение для эффективного обращения с товарами имеет применение для хранения и отгрузки тары-оборудования, оригинальной фабричной упаковки и малогабаритных контейнеров. Такой способ содержания и упаковки товаров создаёт большие удобства при их перемещении на хранение и позволяет осуществлять их отпуск со склада в той же таре.

При хранении товара в любой упаковочной таре следует добиваться удобства расположения товаров, соблюдения условий хранения, предотвращения порчи и повреждения товаров. Эффективное использование ёмкости складских помещений может быть достигнуто при повышении высоты помещений склада й высоты укладки товаров. Эффективное использование складской площади позволяет сокращать размер складских и. транспортных расходов и широко применять подъёмно-транспортное оборудование.

Сохранность и правильное оформление операций по движению материально-производственных запасов подтверждается результатами периодически проводимой инвентаризации. Основная ее задача состоит в том, чтобы обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому наличию материальных ценностей.

В соответствии со ст. 10 «Закона о бухгалтерском учете и отчетности» проведение инвентаризации обязательно:

· при изменении собственника имущества или реорганизации субъекта бухгалтерского учета;

· при ликвидации субъекта бухгалтерского учета;

· при смене руководителя субъекта бухгалтерского учета и материально ответственных лиц;

· по требованию следственных и контролирующих органов;

· при установлении фактов недостачи, краж, ограблений, хищений, злоупотреблений и порчи ценностей;

· в случае пожара или других стихийных бедствий;

· при переоценке ценностей;

· перед составлением годовой отчетности;

· в других случаях, установленных законодательством Республики Беларусь.

Инвентаризация, документальное оформление снятия остатков фактического наличия, сличение их с данными бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь 05.12.95г. № 54.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем субъекта бухгалтерского учета. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии на предприятии ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующей и рабочей инвентаризационных комиссий имеет право формировать и представлять руководителю организации для утверждения главный бухгалтер.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (экономисты, инженеры, техники и др.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации или независимых аудиторских фирм.

Отсутствие хотя бы одного из членов комиссии в период проведения инвентаризации дает основание считать ее результаты недействительными.

Инвентаризация проводится по местам хранения запасов и материально-ответственным лицам. В процессе ее проведения изучается и анализируется состояние складского и весоизмерительного хозяйства, постановка складского учета, выявление фактического наличия запасов и сопоставление его с данными бухгалтерского учета и др.

До начала проведения инвентаризации материально-ответственное лицо обязано предоставить членам инвентаризационной комиссии последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты движения материальных ценностей. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, с указанием «до инвентаризации на … (дата)», что служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписку о том, что к началу инвентаризации приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Такая расписка дается в самой инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (ф. № ИНВ-3). Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии товарно-материальных ценностей записывают в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Фактическое наличие материальных ресурсов и готовой продукции при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, обмера, взвешивания.

По материалам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственного лица. Соблюдение данного условия позволяет в последующем исключить возможные спорные вопросы между членами комиссии и материально-ответственными лицами.

Инвентаризационные описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок или подчисток. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Это позволяет в дальнейшем исключить возможность со стороны материально-ответственного лица каким-либо образом внести дополнительную информацию, искажающую результаты проверки.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Исправление ошибок, допущенных в инвентаризационных описях, производится во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутым правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

На последней странице инвентаризационной описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В конце описи материально- ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией товарно-материальных ценностей в их присутствии и об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должно быть опечатано. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в сейфе либо шкафу в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а другой остается у материально-ответственного лица.

Сличительная ведомость составляется для определения результатов инвентаризации. В ней отражают только те ценности, по которым установлены расхождения. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

● стоимость выявленных при инвентаризации излишков материальных ценностей подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. При этом дебетуют счета 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция» и другие и кредит счета 92 «Внереализационные доходы и расходы»;

● недостачи, хищения, порча или умышленное уничтожение материальных ценностей относят в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредит счетов 10, 40 и другие. Недостающую сельскохозяйственную продукцию урожая текущего года списывают по прогнозной стоимости, урожая прошлого года и покупные материальные ценности - по фактической себестоимости.

После принятия решения о списании недостач и потерь, их списывают с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в следующем порядке:

· хищения, недостача денежных средств – исходя из недостающей (похищенной) суммы, с уплатой процентов на сумму этих средств, размер которых определяется учетной ставкой Национального банка Республики Беларусь на день внесения решения о взыскании;

· хищения, недостача иностранной валюты, фондовых ценностей в иностранной валюте – в порядке, установленном действующим законодательством;

· хищения, недостача, порча или умышленное уничтожение товарно-материальных ценностей и другого имущества – исходя из цен, сложившихся на день вынесения решения о взыскании, а при отсутствии таких цен – исходя из цен на аналогичные товарно-материальные ценности;

· при хищении, недостаче, умышленном уничтожении или порче товарно-материальных ценностей, на которые в государственной торговле устанавливаются регулируемые цены, – исходя из цен, сложившихся на день вынесения решения о взыскании, но не ниже цен, по которым недостающее имущество числится по счету;

· при хищении или недостаче всех видов билетов, талонов, абонементных и других знаков, предназначенных для расчетов за услуги, – исходя из их номинальной стоимости на день вынесения решения о взыскании.

· в случае незаконных или излишних денежных выплат – исходя из излишне или незаконно выплаченной суммы, с уплатой процентов на сумму этих средств, размер которых определяют учетной системой ставки Национального банка Республики Беларусь на день вынесения решения о взыскании ущерба.

Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании с него, убытки от недостач или порчи списываются на внереализационные расходы организации. В этом случае должны быть приложены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Если недостача либо порча материальных ценностей произошла по вине организации (бесхозяйственности, запущенности в учете и др.), то она списывается на внереализационные расходы организации.

В процессе анализа данных сличительной ведомости по материально-производственным запасам выявляется пересортица по отдельным их наименованиям.

Пересортица является результатом того, что одни и те же наименования материалов могут иметь разные цены. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. При этом о допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, то эта разница в стоимости относится на виновных лиц. Если конкретные виновники недостачи не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются на внереализационные расходы организации. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителя организации, который принимает решение о зачете.

Если на отдельные наименования материалов в силу их физико-химических свойств установлены нормы естественной убыли (усушки, утруски, улетучивания, боя), то они применяются только в случае выявления фактической недостачи по таким ценностям. Указанные нормы применяются после зачета суммы выявленной недостачи по одним материалам за счет сумм выявленных излишков других материалов одного и того же наименования или имеющих одно производственное значение. Если по результатам зачета сумма недостачи не перекрывается, то ее уменьшают на сумму потерь в пределах действующих норм естественной убыли при условии, что они установлены на эти наименования. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Стоимость недостач, порчи или иной утраты материальных ценностей в пределах норм естественной убыли по распоряжению руководителя организации списывается на издержки производства или по направлениям их использования, включая и остаток продукции на складах. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Размер потерь в пределах действующих норм естественной убыли за определенный период хранения материалов определяется по формуле:

где П – потери при хранении;

Р – расход материально-производственных запасов за определенный период времени;

О – остаток запасов на дату начала инвентаризации;

В – время хранения материалов на складе;

Е – установленная норма естественной убыли на материалы;

С – срок хранения, на который установлена норма естественной убыли для конкретного наименования материально-производственных запасов.

В свою очередь, время хранения материально-производственных запасов на складе определяется как отношение произведения количества месяцев, включенных в период, подлежащий учету и среднего остатка конкретного наименования материалов на складе на расход этих материалов за определенный период времени.

Естественная убыль зерна и семян масличных культур (У) рассчитывается по следующей формуле:

где Он – остаток на начало срока хранения;

Ок – остаток на конец срока хранения;

Оп – сумма промежуточных остатков по месяцам;

Кс – фактический календарный срок хранения;

Ннс, Нкс – нормы естественной убыли, соответствующие начальному и конечному сроку хранения.

При хранении зерновой продукции и семян масличных культур до трех месяцев норма естественной убыли применяется из расчета фактических дней хранения, до одного года – фактических месяцев хранения. Если продукция хранится более одного года, то за каждый последующий год хранения норма естественной убыли пересчитывается исходя из фактического числа месяцев хранения.

При проведении инвентаризации усушка зерна, хранящегося на складе (Ус), рассчитывается по следующей формуле:

где М – масса зерновой продукции по приходу;

В1 – влажность поступившего зерна, % ;

В2 – влажность зерна при инвентаризации, %.

Естественную убыль по картофелю, овощам и плодам (У) при хранении исчисляют по среднему остатку их за каждый месяц хранения. Определение среднего остатка производят по данным на 1, 11, 21 и 1-е число следующего месяца исходя из расчета:

(1/2 остатка на 1-е число + остаток на 11-е число + остаток

на 21-е число + 1/2 остатка на 1-е число) : 3

Если в ходе ревизии в текущем году выявлены недостачи, но они относятся к прошлым периодам, их отражают по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов».

Результаты инвентаризации должны получить отражение в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности.